Projektplanlægning

Få lagt en detaljeret plan for projektets gennemførelse med tydelig angivelse af, hvilke opgaver, der varetages af de forskellige partnere. Forarbejdet til dette trin foreligger allerede som en del af ansøgningen. På dette trin skal der ske en minutiøs planlægning af møder og midtvejsevalueringer undervejs og etablering af de styregrupper, der skal stå for projektet. Midtvejsevalueringer eller bestemte milepæle i projektet bruges af projektlederen og Europa-Kommissionen eller de nationale kontaktpunkter til at holde projektet fast på mål og tidsplan. Midtvejsevalueringen kan også benyttes til en justering af projektet, og endelig kan en organiseret midtvejsevaluering lette den afsluttende evaluering og afrapportering.

Nedsæt jeres egen projektgruppe, som er dem, der har den udførende rolle, og som skal arbejde direkte sammen med tilsvarende projektgrupper hos jeres partnere. Det kan også være en ide at have en styregruppe, en slags bestyrelse, der står for den helt overordnede koordinering og planlægning, og måske også en følgegruppe, der følger projektet fra sidelinjen og kommer med konstruktive input.

Få drøftet de interne kommunikationsformer i projektet og få fastlagt en kommunikationsplan. Bemærk, at der ofte skal foreligge en form for kommunikationsplan allerede i ansøgningen. På dette trin er der derfor alene tale om en udbygning af den oprindelige plan, hvor det lægges helt fast, hvilke kommunikationsformer, der skal benyttes internt i projektet, og hvordan selve kommunikationsgangen mellem de enkelte partnere skal foregå. Endelig skal procedurer for regnskab og afrapportering lægges fast. Hvordan det skal gøres, afhænger af kravene i det program, der er opnået tilskud under. Men helt overordnet gælder, at projektregnskabet klart skal adskilles fra organisationens eller institutionens øvrige regnskab og at der skal være klare og faste procedurer for bogføringen undervejs.